W związku z licznymi pytaniami dotyczącymi Funduszu Świadczeń Socjalnych, Komisja Ochrony Pracy ZG ZNP przekazuje wyjaśnienia i wskazania dotyczące gospodarowania środkami funduszu i zaleca zwrócenie szczególnej uwagi na pojawiające się propozycje zapisów regulaminowych.

W ostatnim czasie pojawiają się propozycje zapisu w regulaminach dotyczące dofinansowania wypoczynku w brzmieniu: dofinansowanie wypoczynku przysługuje po wykorzystaniu 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego.

Nie ma podstaw prawnych do tego, by dofinansowanie wypłacać po wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, a wręcz przeciwnie właściwa jest wypłata dofinansowania przed urlopem wypoczynkowym, tak, by pracownika wspomóc w jego sfinansowaniu. Ponadto powyższy zapis może spowodować ograniczenie prawa emerytów i rencistów do skorzystania ze swojego uprawnienia czyli dofinansowania do wypoczynku – ponieważ nie jest im udzielany urlop wypoczynkowy. Prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na takie zapisy i takie ich sformułowanie, by zabezpieczone były interesy wszystkich uprawnionych.

ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH – informacje ogólne dla Oddziałów i Ognisk ZNP.

Regulamin i coroczny aneks do regulaminu – plan wydatków – preliminarz, progi dochodowe muszą być uzgodnione z Zarządem Oddziału ZNP, chyba że kompetencja ta została na podstawie uchwały Zarządu Oddziału ZNP przekazana do Ogniska ZNP.

Rada Pedagogiczna nie uchwala, ani nie opiniuje regulaminu FŚS (nie ma takiej kompetencji) -dotyczy on wszystkich pracowników.

Zgodnie z art. 27 ustawy o związkach zawodowych:

1. Zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową (Zarządem Oddziału ZNP ) - art. 27 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych.

2. Przyznawanie świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową - art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych (tę kompetencję ZO ZNP może uchwałą przekazać niższym ogniwom - ogniskom ZNP, a w przypadku gdy nie ma Ogniska ZNP upoważnionym przedstawicielom ZNP w placówce).

Istnieje możliwość centralizacji całego bądź części środków funduszu – np. pomoc emerytom, pożyczki mieszkaniowe. Wtedy - na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - pracodawcy podpisują w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi umowę o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej.

Działalność socjalna

Usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

- różnych form wypoczynku (dofinansowanie wypoczynku pracownikom administracji i obsługi, nauczycielom, emerytom i rencistom, dzieciom) organizowanego we własnym zakresie lub przez podmioty uprawnione,

- działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej,

- opieki nad dziećmi w żłobkach i przedszkolach,

- udzielania pomocy materialnej lub rzeczowej, zapomogi losowe,

- zwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

Ze środków zfśs wypłacane jest również świadczenie urlopowe dla nauczycieli (art. 53 KN).

Osoby uprawnione

Pracownicy (w tym przebywający na urlopach dla poratowania zdrowia, rodzicielskich, wychowawczych, świadczeniu rehabilitacyjnym, nauczyciele przeniesieni w stan nieczynny) i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy, przebywający na świadczeniach przedemerytalnych i świadczeniach kompensacyjnych, osoby którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń.

Odpisy na 2020 r.

Pracownicy niepedagogiczni: 1550,26 zł

Nauczyciele: kwota bazowa 2752,92 x 110 % to 3028,21 zł

Świadczenie urlopowe: nauczyciel (etat) 1550,26 zł

Emeryci nauczyciele - 5 % pobieranych przez nich emerytur i rent (przy emeryturze 2000 zł - to 1200 zł, przy emeryturze 3000 z. - to 1800 zł, a przy emeryturze 4000 zł - to 2400 zł).

Emeryci niepedagogiczni: można zwiększyć o 6,25 % - 204,88 zł

ZASADY GOSPODAROWANIA FUNDUSZEM

- Wszystkie odpisy stanowią jeden fundusz, którym gospodaruje się zgodnie z przepisami prawa i regulaminem FŚS.

- Środki funduszu gromadzone są na odrębnym rachunku, administruje nimi dyrektor, a niewykorzystane przechodzą na następny rok.

- Przyznawanie indywidualnych świadczeń uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

- Nie można wydatkować środków z funduszu bez uzgodnionego preliminarza wydatków i uzgodnionych progów dochodowych (z wyjątkiem zapomóg losowych).

- Uprawniona do korzystania z funduszu osoba składa oświadczenie o dochodach na członka rodziny – pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających dochody, o ile jest to zapisane w regulaminie. Przedstawienie pracodawcy nieprawdziwych dokumentów, czy też podanie nieprawdziwych danych może spowodować utratę zaufania do pracownika.

- Staż pracy, okres zatrudnienia w danej placówce czy też wymiar czasu pracy nie mogą stanowić kryterium przyznawania świadczeń, nie mają wpływu na wysokość świadczeń.

- Prawo do korzystania z funduszu w każdej szkole - praca w kilku szkołach nie może mieć wpływu na przyznanie lub nie świadczenia z funduszu, a także na jego wysokość. Jest jeden wyjątek, jeżeli FŚS jest scentralizowany i szkoły prowadzą wspólną działalność socjalną.

- Sposób dokumentowania prawa do świadczeń musi być opisany w regulaminie.

- Nauczycielom na podstawie art. 53 KN ze środków FŚS przyznawane jest świadczenie urlopowe, przyznawane ono jest proporcjonalnie do wymiaru etatu i okresu zatrudnienia, jest to jedyne świadczenie z funduszu, które podlega roszczeniu.

- Pracownikom niepedagogicznym świadczenie urlopowe nie przysługuje.

- Nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni mają takie same prawa do korzystania z funduszu. Świadczenie urlopowe przysługuje nauczycielom z mocy ustawy Karta Nauczyciela. Fakt ten nie może pozbawiać nauczycieli możliwości wnioskowania o przyznanie świadczeń przewidzianych w regulaminie.

- Dyrektor jest uprawniony do korzystania z FŚS, wszelkie kwestie dotyczące przyznawania świadczeń dyrektorowi powinny być określone w regulaminie, jeśli nie będą określone, świadczenie przyznaje prezydent, burmistrz, wójt (dyrektor sam sobie nie może przyznać świadczenia).

- Bony świąteczne dla pracowników mogą być sfinansowane ze środków FŚS (zróżnicowana wysokość ) – musi być zapis w regulaminie.

- Świadczenia przyznaje się na wniosek osoby uprawnionej.

- Świadczeń nie przyznaje się wszystkim po równo.

- Pracodawca może powołać komisję socjalną, w której winni znaleźć się przedstawiciele wszystkich grup zawodowych - członków komisji wybierają pracownicy szkoły, komisja TYLKO OPINIUJE przyznawanie świadczeń, ewentualnie sporządza projekty aneksów, zmian w regulaminie, z posiedzeń komisji sporządzane są protokoły. Członkowie Komisji winni otrzymać od dyrektora upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie FŚS.

- Świadczenia przyznaje administrator funduszu czyli dyrektor.

- Przyznawanie pracownikom świadczeń odbywa się w UZGODNIENIU z przedstawicielem związku. Przedstawiciela związku wskazuje odpowiednie ogniwo związku, a nie pracodawca. Pracodawca uzgadnia z przedstawicielem związku wysokość poszczególnych świadczeń, okazując mu wszystkie dokumenty na podstawie których przyznawane są świadczenia (uzgodniony regulamin, uzgodniony preliminarz i progi dochodowe, wnioski uprawnionych wraz z dokumentacją ). Po uzgodnieniu przedstawiciel związku podpisuje się pod przyznanymi świadczeniami.

- Przyznawanie świadczeń z funduszu z pominięciem uzgodnień ze związkami zawodowymi jest naruszeniem prawa.

- Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub przekazanie należnych środków do funduszu.

- Jeżeli administrowanie funduszem odbywa się z naruszeniem prawa związki zawodowe mogą powiadomić Państwowa Inspekcję Pracy.

- Wnioski o przyznanie zapomóg losowych, materialnych muszą być udokumentowane. Udokumentowane musi być również przyznanie dofinansowania do wypoczynku dzieci do lat 18, jeżeli jest to wypoczynek zorganizowany a świadczenie zwolnione z opodatkowania.

- Kwota wolna od podatku od 2018 r. wynosi 1000 zł. Zapomogi losowe (klęski żywiołowe, kradzież, długotrwała choroba, zgon) - kwota wolna od podatku od roku 2018 jest nielimitowana.

- Zwolnienia podatkowe świadczeń z funduszu określa art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

- Po zakończeniu roku kalendarzowego dyrektor winien przedstawić pracownikom rozliczenie wydatkowanych środków z funduszu (ile wydatkowano i na jakie cele).

Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawców dla celów ZFŚS

Konieczna jest aktualizacja zapisów regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kontekście rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), a także polskich przepisów uzupełniających te regulacje. To oznacza, że w regulaminie funduszu należy wskazać:

- swoje dane jako podmiotu uprawnionego do zbierania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeśli ich wcześniej w nim nie umieszczono,

- cel przetwarzania danych tych osób, czyli realizację przysługujących im uprawnień z funduszu,

- podstawę prawną przetwarzania danych, tj. art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.) w związku z art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych...,

- czas przechowywania danych zredukowany do minimum adekwatnego do realizacji celu.

Zakładając, że pracodawca w postanowieniach regulaminu funduszu określił swoje dane oraz podstawy prawne sporządzenia funduszu dodawane zapisy mogą otrzymać następujące brzmienie:

Ochrona danych osobowych osób uprawnionych

1. Dane osób uprawnionych są przetwarzane na podstawie art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (Dz. Urz. UE L119/1 z 4.5.2016).

2. Dane osób uprawnionych są przetwarzane przez pracodawcę oraz działających w jego imieniu i z jego upoważnienia członków zakładowej komisji socjalnej, zobowiązanych do zachowania w tajemnicy danych w okresie wykonywania funkcji w komisji oraz po jej zakończeniu.

3. Dane osób uprawnionych są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji uprawnień do uzyskania świadczeń z funduszu.

4. Osoby uprawnione przekazują swoje dane osobowe w formie oświadczenia pisemnego lub elektronicznego, stanowiącego część wniosku o przyznanie świadczenia z funduszu lub osobnego dokumentu, jeśli jest to konieczne. W przypadku potwierdzania danych dokumentujących spełnienie kryterium socjalnego osoby uprawnione przedstawiają oświadczenia i zaświadczenia.

5. Dane osobowe osób uprawnionych są przechowywane przez okres ubiegania się o świadczenie, jego ustalenie i realizację, a także okres 3 lat od dnia wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 K.p. Po upływie tego okresu są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

6. Osoba uprawniona ma prawo do uzyskania dostępu do swoich danych, żądania sprostowania lub usunięcia (bycia zapomnianym) danych albo ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia danych do innego administratora, otrzymanych w ustrukturyzowanym formacie (np. w pliku pdf), sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Warszawa, czerwiec 2020 r.