| Notatka służbowa - opinia |
 |
 |
 |
| Wpisany przez Wiesław Serafin |
| środa, 18 listopada 2020 21:34 |
|
Opinia prawna w sprawie sporządzania notatek służbowych w szkołach/placówkach, organizacjach społecznych i zawodowych
Przedmiot opinii: Przedmiotem wydania opinii prawnej jest odpowiedź na następujące pytania: 1. Czym jest notatka służbowa? 2. Sytuacji, w których dyrektor może sporządzić notatkę służbową? 3. Czy notatka służbowa musi być sporządzona w trakcie rozmowy z nauczycielem? 4. Czy dopuszczalne jest poinformowanie o wpisie i podpisywanie notatki przez pracownika-nauczyciela? 5. Czy notatki służbowe, które „dyscyplinują pracownika” – przechowuje się w aktach osobowych i innych aktach?. 6. Czy notatkę można udostępnić w ramach dostępu do informacji publicznej? Podstawa prawna: 1. art. 94 pkt 9a i 9 oraz art.108 i art. 109 ustawy z 26 czerwca 1974 r. − Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.), 2. art. 245 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.), 3. §3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). 4. Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją 5. Ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. 6. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) Orzecznictwo: 1. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, LEX nr 54663 2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r., I PK 295/02, LEX nr 122176: 3. Wyroku Sadu Najwyższego z dnia 23 listopada 2010 roku , I PK 105/10, LEX nr 686795. 4. Wyrok WSA w Krakowie z 11.08.2016 r. sygn. IISAB/Kr108/16. 5. Wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 10 września 2015 r. sygn. II SAB/Bd 60/15 – oraz wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 28.06.2016 r. sygn. IISAB/Bd 38/16) Analiza prawna: Czym jest notatka służbowa Notatka to jeden z najczęściej wykorzystywanych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw, instytucji, szkół/placówek i organizacji społecznych i zawodowych. Służy do przekazywania istotnych wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami ale również pomiędzy różnymi jednostkami organizacyjnymi Notatka ma charakter pisma informacyjnego, czyli ma za zadanie przedstawić faktyczny obraz rzeczywistości, dostarczyć odbiorcy informacji na temat danej kwestii, zaistniałej sytuacji w rzetelny, obiektywny i zwięzły sposób. Jest pismem prawnie potwierdzającym przyjęte ustalenia i umożliwia późniejszą weryfikację podjętych działań Sporządzane są najczęściej w związku z przebytymi rozmowami np.: dyrektorem szkoły a pracownikiem - nauczycielem, rodzicami lub innym osobami, z odbytych spotkań pomiędzy współpracownikami, czy pracodawcami i nie tylko, ale również Dyrektor szkoły nierzadko musi podejmować decyzje i czynności wynikające Notatka służbowa nie ma ograniczeń wykorzystania, może zostać zastosowana wszędzie tam, gdzie nadawca uzna za stosowne utrwalenie wiadomości w formie pisemnej, a nie istnieje potrzeba stworzenia wnikliwego opisu sytuacji. Jak sporządzić notatkę służbową? W zakresie jej tworzenia - sporządzania istnieje dowolność. Może ona zostać stworzona komputerowo lub odręcznie. Notatka musi jednak być czytelna Cecha notatki Cechą notatki jest jej krótki czas tworzenia, szybkość doręczenia i prosty przekaz – Wzór notatki Wzór notatki uzależniony jest od rodzaju szkoły/placówki, organizacji zawodowej, organizacji społecznej, tematyki i przyczyny oraz osoby, która ją sporządza. Szablon notatki zawsze powinien zawierać: Ø datę i miejsce sporządzenia, Ø imię i nazwisko nadawcy, Ø imię i nazwisko odbiorcy, Ø krótką informację, czego notatka dotyczy, Ø treść, Ø podpis. Jeżeli notatka służbowa jest skierowana do grupy pracowników, należy to jasno określić. W ramach wstępu wpisuje się informację dotyczącą tematu notatki, Przykładowe sytuacji napisania notatki Przykłady sytuacji, w których można sporządzić notatkę służbową lub zlecić pracownikowi jej przygotowanie: v zaniechanie obowiązku pracowniczego, jedyny opis sytuacji, która nie jest dyscyplinowaniem pracownika-nauczyciela (niekwalifikujące się do nałożenia kary nagany lub upomnienia), v niewłaściwe zachowanie pracownika w stosunku do przełożonego, v niewłaściwe zachowanie nauczyciela w stosunku do dziecka lub rodzica albo w stosunku do pracownika szkoły/przedszkola, v konflikt pomiędzy pracownikami, v ustosunkowanie się nauczyciela do złożonej na niego skargi, np. przez rodziców, uczniów, itp., v przebieg rozmowy (w tym także rozmowy telefonicznej), ze spotkania dotyczących spraw do przekazania pracownikom szkoły/przedszkola, v przebieg rozmowy: nauczyciela, wychowawcy, dyrektora szkoły/przedszkola z rodzicem/prawnym opiekunem dziecka. v odmowa wykonania polecenia przełożonego przez pracownika-nauczyciela, v odmowa przyjęcia wypowiedzenia, v wysłuchanie pracownika przed nałożeniem kary porządkowej. Lista do napisania notatki jest otwarta, gdyż sytuacji, kiedy notatkę należy sporządzić jest niezwykle dużo i zakres niezwykle szeroki. Trzy zasady dotyczące notatek Przepisy prawa pracy nie zawierają regulacji prawnych w zakresie prawa pracodawcy do sporządzania notatek służbowych na temat pracowników. W tej sytuacji należy przywołać-sięgnąć do orzecznictwa sądowego. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, LEX nr 54663: „Sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r., I PK 295/02, LEX nr 122176: „Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia Sąd Najwyższy wyrokach z dnia 4 czerwca 2002 r. i z dnia 10 października 2003 wypracował- określił 3 zasady dotyczące notatek służbowych: 1) Pracownik musi wiedzieć o każdej wykonanej w stosunku do niego notatce służbowej. 2) Pracownik musi mieć wgląd do sporządzonych notatek służbowych na jego temat. 3) Pracownik może żądać włączenia notatek służbowych do jego akt osobowych. W żaden sposób nie można zakazać pracodawcy gromadzenia materiałów dotyczących pracowników, szczególnie jeżeli mają wpływ na ogólną ocenę ich pracy. Warunkiem jest to, aby notatki służbowe były dostępne do wglądu pracownika oraz aby wiedział o każdej wykonanej w stosunku do jego osoby notatce. Ponadto pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji, która dotyczy przebiegu jego zatrudnienia a nie dotyczy dokumentacji dyscyplinującej pracownika. Przekazywanie i udostępnianie notatki służbowej Notatka służbowa może być przekazywana adresatowi różnymi sposobami. Można wręczyć ją: v do rąk adresata, v wykorzystać pocztę tradycyjną, v przesłać pocztą elektroniczną. W przypadku, gdy notatka zawiera dane wrażliwe lub poufne, najlepszym rozwiązaniem jest wręczenie jej osobiście lub przesłanie e-mailem. Notatki służbowej nie wolno udostępniać osobom trzecim z powodu ochrony danych osobowych, danych wrażliwych lub wtedy, gdy stawia ona pracownika w złym świetle. Wgląd do niej mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione. Pracownika należy poinformować o każdej notatce sporządzonej na jego temat i ma on prawo wglądu do nich. Muszą one być prawidłowo przechowywane, by osoby trzecie (niepowołane) nie miały do nich dostępu. Zapisów z przebiegu rozmów dyscyplinujących nie włącza się do akt osobowych Jednak niektórzy pracodawcy posuwają się nieco za daleko w pomysłach na wzbogacanie akt osobowych pracowników i sporządzają notatki dotyczące np. rozmów dyscyplinujących, zwrócenia uwagi, różnych przewinień itp. Każdy, kto choć raz miał do czynienia z procesem dotyczącym nieuzasadnionego rozwiązania umowy o pracę wie, że może się to przydać właśnie w sądzie, ale też w razie odmowy podwyżki, premii, dodatku motywacyjnego dla nauczyciel itp. Działanie pracodawcy polegające na włączaniu do akt osobowych notatek służbowych opisujących przebieg rozmów dyscyplinujących, omawiających uchybienia pracownicze, jest niewłaściwe. Problem polega na tym, że kodeks pracy zawiera przepisy dotyczące kar porządkowych i procedury obowiązującej przy ich nakładaniu. Istotną częścią tej procedury jest m. in. prawidłowe doręczenie pracownikowi informacji o nałożonej karze oraz prawo pracownika do sprzeciwu wobec nałożonej kary. W sytuacji, gdy pracodawca sporządza jednostronnie opisy negatywnych zachowań pracownika i włącza je do akt osobowych, postępuje on nieprawidłowo. Jest to bowiem obchodzenie przepisów dotyczących kar porządkowych. Oprócz pytania, Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23.11.2010 r. (sygn. akt I PK 105/10, LEX nr 686795). Notatki mające charakter ostrzegawczy zostały Ponieważ nie ma tam wymienionych pism ostrzegawczych, sporządzanie takich pism lub notatek w celu udokumentowania naruszenia obowiązków pracowniczych zostało uznane za niedopuszczalne. Dyrektor chcąc ukarać nauczyciela może wykorzystywać tylko zapisy art. 75 ustawy Karta Nauczyciela. Zgodnie z nimi nauczyciele podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej oraz karom porządkowym określonym w przepisach Kodeksu pracy. Notatka służbowa lub „pismo ostrzegawcze” nie może ich zastępować. Takie dokumenty nie mogą być wykorzystywane w celu dyscyplinowania pracowników. Nieprawidłową sytuacją jest żądanie od nauczyciela podpisania się pod „notatką” opisującą przebieg przeprowadzonej z nim rozmowy dyscyplinującej. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują kary – rozmowa dyscyplinująca. Przechowywanie notatek z rozmów dyscyplinujących w aktach pracownika, które to notatki są jednostronną relacją − nie mieści się w zapisach Kodeksu pracy i §3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej W przypadku nieprzestrzegania bowiem obowiązków przez pracownika, pracodawca może nałożyć na niego karę porządkową, o której mowa w art.108 Kodeksu pracy (kodeks pracy reguluje też kwestię odwołania się od nałożonej kary). Od pisma ostrzegawczego natomiast pracownik nie może się odwołać ani zakwestionować ujętych w nich zarzutów. Nadto, dokument taki można by w zasadzie bezterminowo przechowywać w aktach osobowych pracownika. Tym samym, praktyka umieszczenia pism ostrzegawczych w aktach osobowych pracownika jest niedopuszczalna, prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. W zasadzie może być tylko sporządzona notatka mająca formę informacyjną, służąca odnotowaniu przez dyrektora zdarzenia lub przebiegu spotkania. Nauczyciel powinien być poinformowany o sporządzeniu notatki (wtedy kiedy ona powstanie) i musi być ona udostępniana do wglądu na każde jego życzenia. Włączenie notatki służbowej do akt osobowych pracownika jest uzasadnione tylko v w przypadku udzielenia mu kary porządkowej, gdyż wówczas częścią dokumentacji z tym związanej może być notatka z rozmowy poprzedzającej udzielenie kary; v w przypadku próby wręczenia wypowiedzenia pracownikowi w sytuacji, gdy ten odmówił przyjęcia lub pokwitowania odbioru swojego egzemplarza dokumentu. Wręczenie wypowiedzenia powinno skutkować adnotacją o odbiorze, którą włącza się do akt osobowych. Jeśli pracownik odmówił, można sporządzić notatkę wyjaśniającą, dlaczego w aktach nie ma wymaganego potwierdzenia pracownika. WAŻNE! Za bezprawne należy uznać przygotowywanie pisemnych materiałów wychodzących poza aspekty związane z przebiegiem zatrudnienia czy też zawierających nieprawdziwe informacje bądź obraźliwe sformułowania. Notatki tworzone są z reguły do opisania jakiegoś faktu, który ma wpływ na wykonywaną pracę. Pracodawca ma prawo sporządzać notatki, które dokumentują przebieg zatrudnienia, w tym niewywiązywanie się przez pracownika z jego obowiązków służbowych. Jest to jedno z uprawnień pracodawcy wynikających ze stosunku pracy. Takie notatki należy gromadzić i przechowywać w aktach osobowych pracownika. REASUMUJĄC. Poważną nieprawidłowością w zakresie sporządzania notatek służbowych jest zawieranie w ich treści osądów osób, których dotyczą − notatka nie może zawierać oceny ani wskazywać winnego, jest jedynie opisem zdarzenia. Zdarza się także, że w notatce zamieszczane są informacje, które godzą w dobre imię pracownika, obrażają go, dotyczą jego spraw prywatnych, których poruszanie w notatce służbowej nie powinno zaistnieć. Jeśli osoba relacjonująca wydarzenie lub sytuację porusza sprawy prywatne dotyczące innego pracownika, należy zwrócić uwagę na niestosowność takiego zachowania i nie zamieszczać tych informacji. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji Akta osobowe i pozostała dokumentacja pracownicza Zgodnie z §2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują. Na podstawie §3 wspomnianego rozporządzenia akta osobowe składają się v części A – zgormadzone są oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. imię v części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowę o pracę, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia v części C - dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy); v części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przedkłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielenie dla każdego pracownika dokumentację v dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym m.in. ewidencję czasu pracy), v dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, v kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, v kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca prowadzi także m.in. rejestry: v podejrzeń o choroby zawodowe, v chorób zawodowych, v wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika. Notatka służbowa a akta pracownika Pracodawca ma prawo sporządzania notatek służbowych na temat pracownika, jeżeli stanowią one część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Jednak ich przedmiotem powinno być wyłącznie wydarzenie wynikające z wykonywania stosunku pracy i mające wpływ na ogólną ocenę pracownika. Notatki muszą być udostępnione pracownikowi na każde żądanie. Notatek służbowych sporządzonych przez pracownika lub dotyczących go nie umieszcza się w aktach osobowych, ponieważ nie mają one związku z przebiegiem zatrudnienia. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, a m.in.: v Jeżeli notatka została sporządzona z rozmowy poprzedzającej udzielenie pracownikowi kary, może stać się częścią dokumentacji osobowej pracownika. Jeżeli notatka wykonana została z rozmowy v W przypadku wręczenia pracownikowi wypowiedzenia, gdy odmawia on jego przyjęcia, pracodawca ma prawo sporządzić notatkę i dołączyć ją do akt. Wyjaśnia ona, dlaczego pracownik nie potwierdził odbioru wypowiedzenia. Notatki służbowe sporządza się w celu udokumentowania działań lub wydarzeń związanych z wykonywaną pracą. Pracownik musi zostać poinformowany o każdej notatce napisanej na swój temat i ma prawo wglądu do niej. Dokument nie może zawierać osądów, lecz musi opisywać wydarzenia. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia gromadzi się w części B akt osobowych. Takie stanowisko nie tylko prezentuje sądownictwo, ale i literatura przedmiotu – część B akt osobowych jest właściwym miejscem do przechowywania notatek służbowych dotyczących danego pracownika. Tworzenie i przechowywanie tego typu dokumentów w innym miejscu należałoby uznać za naruszenie przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji. To, że akta osobowe są właściwym miejscem do umieszczania tego typu dokumentów, znajduje także uzasadnienie w generalnym prawie pracodawcy do dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik- nauczyciel nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt podstawa prawna: wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2003 r. Odpowiedzialność za treść notatek Notatki służbowe powinny być niezwłocznie zniszczone, jeżeli cel, dla którego zostały stworzone, przestał być aktualny. Uznaje się w szczególności, że skoro Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, Notatka służbowa sporządzona przez dyrektora szkoły/placówki wobec pracownika (nauczyciela) a dostęp do informacji publicznej Dotychczasowe orzecznictwo Wojewódzkich Sądów Administracyjnych i Naczelnego Sądu Administracyjnego jednoznacznie stwierdzają, że notatki służbowe są informacją publiczną, której ujawnienia i udostępnienia może żądać obywatel. Należy bowiem wskazać, że każda informacja przedstawiciela władzy publicznej utrwalona Ustawa o dostępie do informacji publicznej ma zastosowanie do wszystkich informacji o sprawach publicznych. Będą to zatem informacje wytworzone nie tylko przez władzę publiczną, ale także inne podmioty pełniące funkcje publiczne w zakresie wykonywania przez nie zadań władzy publicznej oraz gospodarowania mieniem komunalnym lub mieniem Skarbu Państwa. Co więcej, będą to także informacje odnoszące się do tych podmiotów. Bardziej szczegółowo, ale w sposób tylko przykładowy, jest to wyjaśnione w art. 6 ustawy. Nie ulega wątpliwości, że informacje tego typu w dużym zakresie są wytwarzane i przetwarzane w szkole/przedszkolu przez dyrektora. Spróbujmy więc rozstrzygnąć, jakie informacje na temat nauczycieli ma on obowiązek udostępniać. Na początku trzeba odpowiedzieć na pytanie, czy nauczyciel jest osobą pełniącą funkcję publiczną. Z pomocą przyjdzie nam tutaj Trybunał Konstytucyjny, który w wyroku z dnia 10 marca 2006 r. (K 17/05, OTK 2006/3 A, poz. 30) stwierdził, że pojęcie osoby pełniącej funkcję publiczną jest ujmowane szeroko i nie ogranicza się tylko do funkcjonariuszy publicznych, lecz obejmuje każdą osobę mającą związek z realizacją zadań publicznych, a nawet dopiero ubiegającą się o ich wypełnienie. Można z tego wywnioskować, że nauczyciel jest osobą pełniącą funkcję publiczną. Nie mają też co do tego wątpliwości sądy administracyjne (np. I OSK 1108/14 – wyrok NSA z dnia 10 kwietnia 2015 r.). Zatem bezsporne jest, że obowiązkiem dyrektora będzie udzielanie informacji związanych z pracą nauczyciela, ale jak głęboko mogą one sięgać? Jak ma się zachować dyrektor, który otrzyma np. wniosek o udzielenie informacji w postaci imiennej listy nauczycieli z podaniem wysokości dodatku motywacyjnego czy otrzymanych nagród w określonym czasie? Zważywszy na fakt, że wynagrodzenie nauczyciela ma związek z pełnieniem przez niego funkcji publicznej, dyrektor powinien takiej informacji udzielić (IV SAB/Wr 55/11 – wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 27 lipca 2011 r.). Nauczyciele, decydując się na wykonywanie swojego zawodu, muszą zaakceptować ograniczenie swojej prywatności kosztem praw osób, które wynikają z ustawy o dostępie do informacji publicznej. Do informacji publicznej będą oczywiście także należały imienne listy nauczycieli, którym przyznano dofinansowanie doskonalenia zawodowego wraz z podaniem kwoty dofinansowania przyznanej każdemu nauczycielowi (IV SAB/Wr 44/11 – wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 16 czerwca 2011 r.). Z orzecznictwa sądowego wynika, że także notatki służbowe są informacją publiczną, której ujawnienia i udostępnienia może żądać obywatel. Notatka służbowa jest dokumentem, który został wytworzony przez pracownika organu administracji publicznej, i dotyczy sfery faktów, może dotyczyć też wystąpień, opinii i ocen przez te organy i pracowników dokonywanych i jako taka stanowi informację publiczną Potwierdza to również wyrok WSA w Krakowie z 11.08.2016 r. sygn. IISAB/Kr108/16. Sąd stwierdził, że zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej nauczyciele, jako osoby pełniące funkcje publiczne, nie podlegają ochronie w ramach prawa do prywatności – stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie. Notatka służbowa a ochrona danych osobowych (RODO) Na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) tzw. dane służbowe stanowią dane osobowe. Danymi osobowymi są bowiem wszelkie informacje o zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania osobach fizycznych (motyw 26 preambuły RODO, art. 4 pkt 1 RODO). Podstawą prawną dopuszczającą przetwarzanie tego rodzaju danych przez pracodawcę stanowi np. art. 6 ust. 1 pkt f RODO. Informacje o pracowniku takie, jak np. jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail lub numer telefonu stanowią dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. Zgodnie z utrwalonym pod rządami dotychczasowych przepisów orzecznictwem, pracodawca jako administrator tych danych jest uprawniony do ich udostępniania nawet bez zgody pracownika, którego dotyczą. Dane służbowe są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika Zgodnie z orzecznictwem dane służbowe nie podlegają zatem ochronie na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych w tym sensie, że ich przetwarzanie jest dopuszczalne bez zgody pracownika, którego dotyczą, Zgodnie z RODO tzw. dane służbowe również są danymi osobowymi. Jak stanowi bowiem motyw 26 preambuły RODO, danymi osobowymi są wszelkie informacje RODO a udostępnienie informacji publicznej przez dyrektora szkoły 1. RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych jest rozporządzeniem unijnym, zawierającym przepisy o ochronie osób fizycznych w związku 2. Art. 5 ust. 2 ustawy wskazuje, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. 3. Art. 86 RODO stanowi zaś, że dane osobowe zawarte w dokumentach urzędowych, które posiada organ lub podmiot publiczny lub podmiot prywatny 4. Wyżej wymieniona ustawa ma zastosowanie do wszystkich informacji o sprawach publicznych. Należy zważyć, że nauczyciel jest osobą publiczną, 5. Forma zapytania o udzielenie informacji: ustawodawca nie doprecyzował formy, 6. Procedura związana z udzieleniem odpowiedzi: v odpowiedź powinna nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż v bezczynność dyrektora może narazić go na sankcje prawne. W przypadku braku odpowiedzi na wniosek w w/w terminie 14 dni, wnioskujący może wnieść skargę do sądu administracyjnego. Sąd taką skargę może oddalić jako niezasadną, może zobowiązać dyrektora do odpowiedzi na wniosek, może też stwierdzić, v odmowa udzielenia przez dyrektora informacji może nastąpić, gdy uzna on,
Opracował: Stanisław Kłak doradca ds. prawnych specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prawa oświatowego oraz prawa związkowego
Rzeszów, 7 luty 2020 r.
Wzór Notatka służbowa o zdarzeniu Imię i nazwisko nadawcy: …………………………………………………………………… Imię i nazwisko odbiorcy: ………………...……………………………………………...…. Data i miejsce sporządzenia notatki: ………………………………...…………………… Temat: ……………………………………………………………………………………….. 1. W dniu ………………….. o godz. …………………. miała miejsce sytuacja (opis zdarzenia fakty, sprawcy, poszkodowani): ……………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. 2. W powyższej sytuacji (co zrobiono, kogo powiadomiono, inne działania): …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………..… …………….……………………………………………………………………………..… 3. Świadkiem/ami zdarzenia był/li: ………. (wymienić: imię i nazwisko, klasa, itd.): …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………….. …………….……………………………………………………………………………..… …………….……………………………………………………………………………..…
Notatkę sporządził/a………………………………….. Podpis dyrektora - nadawcy …………………………………….. Podpis pracownika/nauczyciela - odbiorca …………………………….
|